HỆ THỐNG QUẢNLÝ THỜI GIAN – TIME MANAGEMENT

Quản lý thời gian là đề cao việc sử dụng thời gian một cách hiệu quả trong sản xuất công nghiệp. Đưa ra thông tin chi tiết nhất về thời gian trong môi trường sản xuất. Từ đó giúp người quản lý phân bố, cơ cấu lại lượng thời gian làm việc của người lao động hoặc máy móc. Đáp ứng nhu cầu sản xuất trong mọi tình huống một cách phù hợp.

Một số ví dụ tổng quát về quản lý thời gian

– Phân tích và giám sát:

Khi đã sẵn sàng xác định cách tận dụng tối đa thời gian và tăng năng suất, trước hết cần hiểu rõ cách sử  dụng thời gian hiện tại. Một trong những công cụ hữu dụng cho việc giám sát và phát hiện chính xác và khách quan nhất đó là sử dụng những thiết bị đầu cuối có tích hợp cảm biến vào kiểm đếm số lượng và thống kê thời gian, là một phần trong hệ thống Andon. Thay thế các cách làm thủ công dễ bị ảnh hưởng bởi nhiều vấn đề. Từ những số liệu chính xác đó sẽ có phân tích khách quan nhất về hiệu quả và năng suất hiện tại.

– Xác định các ưu tiên:

Ví dụ: Một người quản lý luôn hiểu rõ những gì đã làm và những vấn đề gì đang gặp phải. Việc xác định nhiệm vụ quan trọng và đặt chúng đầu danh sách về mức độ ưu tiên. Cách tốt nhất để quản lý thời gian là dành thời gian đi từ những nhiệm vụ không quan trọng để có sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, cho đến các nhiệm vụ khẩn cấp(nếu chưa giải quyết được lập tức). Giảm bớt đi căng thẳng. Tuỳ từng nhiệm vụ theo từng tình huống, không phải nhiệm vụ nào cũng có tính chất tương đương, ví dụ: có nhiệm vụ làm được trong một ngày nhưng cũng có nhiệm vụ làm trong một năm.

– Lập kế hoạch hiệu quả:

Cần lịch trình thời gian, ghi lại lịch trình cụ thể để biết những gì đang và sẽ phải làm. Sử dụng công cụ lập kế hoạch từ những dữ liệu đã ghi nhận từ trước, hoặc sử dụng các hệ thống quản lý dữ liệu được tuỳ chọn sẵn, đưa ra đánh giá trực quan nhất, thuận tiện cho việc lên kế hoạch.

– Đặt mục tiêu:

Đặt mục tiêu dựa trên nhân lực và vật lực hiện tại đang có, chắc chắn rằng mục tiêu là khả thi và thực tế.

– Quá trình thực hiện và thời hạn:

Đặt thời hạn để tăng độ chăm chú và trách nhiệm. Như vậy mỗi cá nhân hay tập thể đều tính toán được có bao nhiêu thời gian cần phải dành cho một nhiệm vụ, đánh dấu các mốc thời gian quan trọng trong từng phân đoạn.

– Kết quả và cải tiến:

Khi đã hoàn thành các mục tiêu dựa trên việc áp dụng quản lý thời gian, cần có sự đánh giá kết quả, những gì đã thay đổi, những thay đổi đó có đúng đắn và mang lại lợi ích như thế nào, nếu chưa thì cần sửa đổi, còn nếu tốt rồi thì còn có cải tiến nào tốt hơn nữa.